E’ costituita da un back-end dedicato alla gestione di un ufficio virtuale e permette di popolare i contenuti tramite un CMS (Content Management System) e registrare eventi ed appuntamenti attraverso form intuitive.

Tra le caratteristiche del prodotto segnaliamo:

• Autenticazione accesso e Visibilità differenziata per ruolo (Super User, Amministratore, Operatore, Utente finale);
• Dashboard all’accesso con visualizzazione di canoni, scadenze, fatture, notifica messaggi etc. basata su ruolo;
• Gestione Utenti consente di definire gli utenti che accedono all’applicazione oltre al ruolo ed al singolo profilo. E’ possibile bloccare/sbloccare un accesso ed abilitare la ricezione di report a fine giornata per gli utenti finali;
• Gestione Virtual Office attraverso l’operatore che provvede ad inserire messaggi, posta, scansioni, fax, altri servizi e prenotazione uffici per il cliente/utente finale;
• Gestione Anagrafiche consente di gestire le società/franchising ed i relativi clienti. Per ogni società è possibile definire anagrafica di base e fiscale , parametri di fatturazione, e-mail e caricare il logo. E’ possibile bloccare/sbloccare una società e/o cliente ed abilitare la ricezione di report a fine giornata;
• Gestione Prodotti consente creare un Template predefinito per le società/franchising e clienti che può essere in seguito personalizzato. Per ogni prodotto è possibile definire la categoria, sede, nome, descrizione, costi fissi e variabili. Per gli uffici è possibile definire fino a 10 numeri interni. Ogni voce a Catalogo è personalizzabile per ogni cliente specificando anche se il canone è attivo o meno;
• Gestione Canoni Servizi consente di creare un Template predefinito per le società/franchising e clienti che può essere in seguito personalizzato. Per ogni canone è possibile definire nome, descrizione, fatturazione (mensile, trimestrale etc.), periodo in mesi, avviso scadenza, se è all inclusive, costo canone e deposito. Per ogni canone viene definita la relazione con i prodotti associati. Ogni voce a Catalogo è personalizzabile ulteriormente con data inizio, fatturazione anticipata e se il canone è attivo o meno per ogni cliente;
• Gestione Canoni a Consumo consente di creare un Template predefinito per le società/franchising e clienti che può essere in seguito personalizzato.Per ogni canone è possibile definire l’ufficio/sala, nome, descrizione, costo canone e deposito, nr. ore per gli uffici abilitati o nr. mezze giornate/giornate. Ogni voce a Catalogo è personalizzabile ulteriormente con periodo (dal/al), giorno (lun/mar…) e orario e se il canone è attivo o meno per ogni cliente;
• Importazione file per caricare file .txt esportati dal centralino secondo un tracciato fisso (data, ora, costo, durata, tipo, chiamata, linea, vettore) per la contabilizzazione delle chiamate;
• Contabilizzazione Interni consente di visualizzare e modificare i dati attraverso un viewer per la contabilizzazione al cliente delle chiamate da un ufficio prenotato. E’ possibile abilitare un eventuale costo fisso aggiuntivo;
• Gestione Promemoria permette di creare per ogni cliente il promemoria mensile calcolando automaticamente gli importi relativi a servizi, contabilizzazione, eventuali canoni. E’ possibile variare la data di emissione e di scadenza, visualizzare i dettagli ed aggiungere note. Infine, inviato il promemoria al cliente in formato Acrobat Adobe PDF, è possibile indicare l’avvenuto pagamento generando automaticamente la relativa fattura;
• Gestione Fatture consente la creazione di Note di Credito e Fatture Libere con campi fissi con numerazione predefinita in base alla data di emissione. E’ possibile inviare la fattura in formato Acrobat Adobe PDF via e-mail al cliente ed indicare l’avvenuto pagamento (no fatturazione elettronica);
• Report Messaggi Azienda & Personali / Posta consente di gestire l’invio di report giornalieri. Attraverso una ricerca è basata su filtri (es. data corrente, cliente) per quei clienti che hanno ricevuto messaggi/posta viene inviato via e-mail un report riassuntivo in formato Acrobat Adobe PDF.
• Viewer Disponibilità dei calendari Outlook-like per ogni ufficio e viewer cumulativo per la disponibilità di tutti gli uffici Excel-like;
• Log eventi sugli accessi e prenotazione uffici;
• Tools per la gestione variabili di setup, tipologie di servizi, le personalizzazione dei messaggi di notifica/alert.

L’applicazione prevede ruoli predefiniti con visibilità ed operazioni differenziate per super user (admin applicazione), amministratore (admin società/franchising), operatore (servizi di virtual office) ed infine l’utente finale/cliente (visualizzazione).

Nel dettaglio l’applicazione prevede la gestione di:

1. Messaggi con dati di riferimento (cliente, destinatari, tipo – es. telefona, ufficio…, chiamante, motivo,  società, telefono,e-mail, note, data ed ora). Una speciale Funzione +1 consente di replicare messaggi ripetuti. E’ prevista una e-mail di notifica ai destinatari.
2. Posta con dati di riferimento (cliente, destinatari, tipo – es. raccomandata, pacco…, numero registrazione, mittente, società, note, data ed ora). E’ possibile caricare eventualmente il documento digitale (Adobe PDF) e gestirne lo stato (invio allegato, ritirata, spedita, corriere). E’ prevista una e-mail di notifica ai destinatari con i dettagli inseriti ed eventualmente il report caricato.
3. Scansioni con dati di riferimento (cliente, destinatari, pagine, mittente, società, note, data ed ora). E’ possibile caricare il documento scansito (Adobe PDF) che verrà notificato ai destinatari con gli altri dettagli inseriti.
4. Fax con dati di riferimento (cliente, destinatari, tipo – es. ricezione a Fax, Fax a Fax, Fax a Mail), pagine, mittente, società, note, data ed ora).E’ possibile caricare il documento digitale (Adobe PDF) che verrà notificato ai destinatari con gli altri dettagli inseriti.
5. Altri Servizi con dati di riferimento (cliente, periodo di utilizzo, servizio – es. giornali, caffé…, numero e note). E’ possibile inseribile un eventuale costo di contabilizzazione.
6. Prenotazione Uffici attraverso uno scheduler Outlook-like con diversi campi (cliente, ufficio, eventuale canone, soggetto, data ed ora inizio/fine, giornata intera e unità – ore o gg. – da contabilizzare). La prenotazione può essere oraria, giornata intera o periodica.E’ prevista la gestione degli stati (prenotato, da saldare, saldato) e la notifica con i dettagli dell’appuntamento ed il canone aggiornato.