E’ costituita da un back-end dedicato alla gestione dei servizi documentali e forniture che permette di popolare i contenuti tramite un CMS (Content Management System) e acquisire o movimentare documenti attraverso form intuitive.

Tra le caratteristiche del prodotto segnaliamo:

• Autenticazione accesso e Visibilità differenziata per ruolo (Super User, Amministratore, Operatore, Supervisore, Utente, Reader);
• Gestione Utenti consente di definire gli utenti che accedono all’applicazione oltre al ruolo ed al singolo profilo. E’ possibile bloccare/sbloccare un accesso;
• Gestione Anagrafiche consente di gestire i clienti (categoria, nominativo e codifica) con i listini prezzi personalizzati di prodotti e servizi, nonchè le agenzie (dati anagrafici e codifica) ed i relativi contratti (budget, data inizio e scadenza);
• Archivio Fisico dei documenti e box cartacei presenti a magazzino con filtro di ricerca. Un viewer consente la visualizzazione delle informazioni di dettaglio e dell’ubicazione corrente;
• Archivio Digitale dei documenti digitalizzati con filtro di ricerca. Un viewer consente la visualizzazione di tutti i dettagli, dell’ubicazione corrente e la consultazione online dei documenti in formato Adobe Acrobat PDF;
• Forniture e Servizi consente di visualizzare il catalogo dei prodotti per l’archiviazione dei documenti ed effettuare un ordine di materiale (buste, scatole, contenitori) o il ritiro della documentazione (navetta, ritiro straordinario) da archiviare. Un viewer mostra, oltre a tutti i dettagli degli ordini, lo stato corrente di lavorazione, l’importo ed il budget corrente disponibile;
• Servizi documentali consente di visualizzare gli archivi e richiedere l’invio di un documento in originale, la digitalizzazione di un documento (scansione on demand), l’invio della copia compilando una form dedicata oppure l’inserimento documentazione in una cartella esistente. Un viewer mostra, oltre a tutti i dettagli degli ordini, lo stato corrente di lavorazione, l’importo, il budget corrente disponibile ed anche un indicatore per la scadenza di consegna in essere (es. 4/8h);
• Gestione Serie per la suddivisione delle serie di archiviazione in categorie e sottocategorie di pertinenza;
• Gestione Stati ed Eventi per la definizione di stati e sottostati di lavorazione (nuovo, conferma, in lavorazione, sospeso, spedizione, evaso);
• Gestione Logistica con funzioni di stampa di codici a barre automatica e manuale per documenti ed ubicazioni. E’ presente la gestione completa del processo di “acquisizione” di nuovi documenti (accettazione, catalogazione, allocazione, movimentazioni varie);
• Gestione Ubicazioni con definizione tipologia (piano, fila, colonna, pedana, esterna etc.), codici di codifica e modifica puntuale di ubicazioni di documenti e box;
• Funzioni di Import su file Microsoft Excel/CSV per porzioni di archivio e/o movimentazioni di documenti e box eseguite in modalità offline;
• Funzioni di Ricerca avanzata basate su svariati campi (cliente, agenzia, categoria, sottocategoria, serie, protocollo, date di riferimento, box etc.)
• Log Viewer di eventi (accessi, acquisizioni, richieste etc.), acquisti (estratto conto) e movimentazione documenti (logistica interna ed esterna);
• Tools per la gestione variabili di setup, categorie e tipologie di servizi, un configuratore dinamico per form e personalizzazione dei messaggi di e-mail/alert (testo e grafica e-mail);

L’applicazione prevede ruoli predefiniti con visibilità ed operazioni differenziate per super user (admin applicazione), amministratore (admin società), operatore (anagrafica, servizi documentali, forniture e movimentazioni), supervisor (utente privilegiato), utente (richieste e visualizzazione) ed infine reader (solo visualizzazione).

E’ presente anche un modulo Mobile (compatibile con i pocket browser dei terminali portatili barcode) che permette all’operatore di eseguire le principali operazioni di logistica di magazzino come prelievi, riposizionamenti, rientri, movimentazioni ed allocazioni di box e documenti.